Кейс внедрения Stafflow в «MP Solutions»: от Excel-таблиц к единой платформе управления персоналом

Компания: MP Solutions
Отрасль: IT и консалтинг
Размер: малый и средний бизнес
Партнёр внедрения: «Noventiq» 
Срок реализации: 2,5 месяца (включая пилот и кастомизацию)
Запрос: заменить устаревшую систему на современную платформу для HR

С какой проблемой пришёл клиент?

В компании использовалась платформа для работы с персоналом, но она перестала справляться с ключевыми задачами HR-отдела.

• Сотрудники отказывались ею пользоваться — неудобный интерфейс, отсутствие мотивации.
• Процессы были разрознены. Управление отпусками, рекрутинг и календари жили отдельно. Это отнимало много времени и сил у HR-команды.
• Необходимость перехода на новый уровень. Бизнес рос, и существующая система просто не поддерживала темпы.

Особенно остро стоял вопрос учёта отпусков.

«Каждый отпуск превращался в квест: Excel-таблицы расходились с реальностью, HR теряли время на сверки, а руководители не могли планировать загрузку команды.»

HR директор MP Solutions

Какое решение мы предложили

Клиенту нужна была не «ещё одна система», а единая рабочая среда, где ключевые HR-процессы связаны между собой. Stafflow закрывает три главные задачи MP Solutions: отпуска/отсутствия, рекрутинг и календарное планирование, плюс обучение и коммуникации в одном интерфейсе.

Каким образом Stafflow закрывал исходные запросы MP Solutions:

1) Отпуска и отсутствие прозрачности в графиках

• Настройка отсутствий в системе на уровне компании/подразделений.
• Подключение календарей и их использование в повседневной работе — все события и отсутствия видны в одном окне, не «живут» в отдельных таблицах.
• Личный и общий календарь — сотрудники и руководители видят актуальные планы, HR не тратит время на сверки.

Что это даёт: учёт отпусков перестаёт быть ручным, исчезают пересечения и «провалы» в планировании, руководителям проще управлять загрузкой команд.

2) Разрозненные HR-операции

• Единая платформа вместо набора разрозненных инструментов. Рекрутинг, календари, обучение, новости — в одном месте.
• Ролевое разграничение доступа (HR, менеджеры, пользователи) после импорта сотрудников — каждый видит «своё», ответственность и шаги понятны.

Что это даёт: сокращаются переключения между сервисами, меньше ручных ошибок, быстрее согласования и принятие решений.

3) Низкая вовлечённость из-за неудобного интерфейса

• На старте мы провели пилот: «тестовая группа» проверила интерфейс, скорость и удобство работы.
• По итогам пилота собрали обратную связь, устранили «узкие места», подготовили памятки и видеоинструкции.

Что это даёт: пользователи быстрее осваивают систему, растёт регулярное использование платформы, обучение и процессы перестают «буксовать».

4) Обучение и внутренние коммуникации

• Загрузили и создали курсы, видео, тесты и новости в «Центре знаний» и связанных модулях.
• Настроили пошаговый сценарий обучения (какие курсы/модули идут первыми), чтобы не перегружать сотрудников на старте.

Что это даёт: компания получает структурированное обучение, а HR инструмент для планомерного ввода и развития сотрудников.

Как мы это внедряли

1. Планирование

Мы начали с чёткого плана: сформировали проектную команду из HR, менеджеров и руководителей, согласовали сроки и бюджет, определили, какие модули и сценарии обучения будут запущены первыми. Благодаря такому подходу удалось структурировать процесс и установить ясные правила для всех участников.

2. Настройка платформы

Следующим шагом стала техническая подготовка. Мы импортировали сотрудников, назначили роли (HR, менеджеры, пользователи), заполнили профили, настроили учёт отсутствий и загрузили первые учебные материалы — курсы, тесты, видео. Чтобы у сотрудников не возникало барьеров при работе, мы заранее подготовили памятки и видеоинструкции, а также подключили календари.

Это позволило сразу создать единое цифровое пространство, где HR и сотрудники могли работать прозрачно и без лишних вопросов.

3. Запуск

Внедрение проходило постепенно. Сначала мы подключали отдельные подразделения, чтобы протестировать систему в реальных условиях, а затем расширяли охват. Параллельно проводилось обучение руководителей, чтобы они понимали все возможности платформы и могли передавать опыт своим командам.

4. Поддержка и доработки

Мы всегда на связи — от регистрации запросов до их полного закрытия. Каждый запрос фиксируется в системе, получает приоритет (высокий, средний или низкий) и доводится до результата. Среднее время реакции на запрос — 1,5-2 часа.

Мы не ограничиваемся шаблонными ответами: если нужно, подключаем IT-специалистов для доработки или тестирования. Пользователь получает не только решение, но и инструкции для повторного использования.

Все задачи фиксируются, и заказчик видит прозрачную картину по каждому запросу. Это позволяет команде быть уверенной: если появляется проблема, она не теряется в процессе, а получает быстрое и точное решение.

Таким образом, внедрение стало не просто «подключением софта», а полноценным процессом с планированием, поэтапным запуском и сильной поддержкой. Компания получила не только инструмент, но и партнёра, который помогает развивать HR-процессы дальше.

Что бизнес получил «на выходе»

• Современную HR-платформу вместо устаревшей системы Компания полностью отказалась от решений, которые не справлялись с задачами HR-отдела. Stafflow взял на себя ключевые процессы.

• Удобство для сотрудников = выше вовлечённость Интуитивный интерфейс стал ежедневным рабочим инструментом, а не формальной системой. Это повысило мотивацию и участие команды в HR-процессах.

• Централизованное управление процессами Теперь все HR-задачи — подбор, отпуска, обучение, аналитика — собраны в одной платформе. Руководство получает полную картину по персоналу и может принимать быстрые, обоснованные решения.

• Гибкость и масштабируемость Платформа растёт вместе с бизнесом: сегодня компания закрывает десятки вакансий, завтра — сотни, и Stafflow подстраивается без лишних затрат.

👉Запись на демонстрацию Stafflow 
Итог: заказчик получил не просто софт, а единое HR-пространство, где процессы стали прозрачными, сотрудники — более вовлечёнными, а решения — обоснованными и своевременными.